La questione è più delicata di quanto si possa immaginare. Avete mai provato a pensare alla quantità di documenti digitali conservati privatamente ma anche presso aziende piccole, medie e grandi? Tutto quel materiale quanta vita avrà? E come fare per poterlo proteggere?
Ci sono regole precise ma pochi le conoscono
“Oggi la maggior parte dei documenti sono elettronici – spiega Alessandro Bencini di Tema Sistemi Informatici srl-. Un tempo sapevamo come conservare i documenti analogici ma oggi? I file, le pec e tutti i messaggi digitali che utilizziamo hanno un valore giuridico che deve essere mantenuto tale nel tempo. Per questo motivo esistono regole precise stabilite dalla legge e dai regolamenti. Si tratta del CAD, ovvero il Codice dell’amministrazione e digitale”. Il CAD è relativamente recente (la prima formulazione è del 2005) mentre l’ultima versione risale al 2017 ma il regolamento relativo è entrato obbligatoriamente in vigore il 1 gennaio 2022, quindi tutti i documenti che sono emessi dopo quella data debbono essere trattati come prescritto dalla norma. Anche e soprattutto i documenti fiscali sui quali vigile l’Agenzia delle Entrate. I documenti in questione come prescrive il Codice Civile, devono essere conservati a norma di legge per 10 anni. E se non si conservano correttamente? Forse non accade niente fino a quando non ci vengono richiesti da qualche autorità per provare la correttezza dei fatti di gestione. Allora possono sorgere gravi problemi.
Un aiuto concreto per le imprese
È evidente che per affrontare questi temi informatici ed organizzativi ma legati alla compliance giuridica servono persone e imprese altamente specializzate che abbiano anche robuste conoscenze di tutti questi temi. “Per questo motivo, come Confindustria Firenze – spiega Bencini – offriamo dei servizi agli associati mettendo loro a disposizione tutte le figure professionali necessarie a far sì che i documenti siano conservati correttamente”. Le Imprese devono districarsi tra norme civili, fiscali ed amministrative complicate, ma soprattutto capire come modificare i propri processi per digitalizzarli mettendoli al riparo da rischi concreti che possono materializzarsi negli anni a venire. Un mare magnum nel quale navigare è assai periglioso. E del quale oggi si sottovalutano gli effetti che potrebbero verificarsi nel a medio/lungo termine. Ecco perché provvedere per tempo può essere una saggia soluzione. Confindustria può aiutare a capire ed a mettersi in regola, oggi pensando al domani. (sg)